Als ZZP`er ben je een ondernemer. En net als alle andere ondernemers zal je een administratie of boekhouding bij moeten houden. De ZZP administratie is echter over het algemeen niet al te ingewikkeld. Zeker als je gebruik maakt van een eenvoudig boekhoudprogramma, waarmee je jouw administratie of boekhouding eenvoudig kan bijwerken. Dit geldt zeker voor een zzp administratie maar voor de boekhouding van een eenmanszaak.

De zzp administratie en de voorschriften van de belastingdienst

De belastingdienst stelt voorwaarden aan jouw administratie. De belangrijkste zijn:

• Een bewaarplicht van 7 jaar voor alle boekhoudkundige documenten.
• Een administratie die volledig is. Alle financiële transacties dienen te worden vastgelegd.
• Overzichtelijk. De belastingdienst moet in staat zijn jouw boekhouding te controleren.

Zorg ervoor dat je hieraan voldoet.

Zorg voor inzicht in jouw inkomsten en uitgaven

Naast dat je verplicht ben om een administratie bij te houden, is het nog belangrijker dat je hiermee inzicht krijgt in jouw onderneming. Zorg er dan ook voor dat je jouw administratie goed inricht. En hiermee bedoel ik dat je een overzicht hebt van jouw inkomsten en uitgaven. Maar ook de lopende verplichtingen en de nog te ontvangen bedragen.

Je bent gaan ondernemen om een inkomen te verdienen. Met een goede ZZP administratie krijg je inzicht of je op de goede weg bent.

Zelf de administratie doen of uitbesteden aan een boekhouder

Een boekhouder of accountant inhuren om jouw administratie te doen is doorgaans niet goedkoop. Zeker als je de gehele administratie gaat uitbesteden.

Ons advies hier; bekijk eerst wat je gewoon zelf kan doen. Elk uur dat je bespaart op een boekhouder is toch snel 50€ die je bespaart. Of zelfs nog meer.

En als je er gewoon eens aan begint, dan zal je snel merken dat zelf boekhouden helemaal niet zo ingewikkeld is.

Maak gebruik van een goed boekhoudprogramma

Wat echter wel een voorwaarde is om de administratie zelf te doen, is de beschikking hebben over goede boekhoudsoftware. Ga het niet in excel doen. Zeker niet als je boekhoudkundig niet al te goed bent onderlegd. Dit is bijna zeker een garantie op fouten. En daarnaast gaat er op die manier veel meer tijd zitten in het bijhouden van de boekhouding. Online boekhouden voorkomt dit soort problemen. 

Waaraan moet een boekhouding voldoen?

Ga je boekhoudprogramma`s vergelijken, dan zijn er een aantal voorwaarden waaraan een programma in ieder geval dient te voldoen. Dit zijn de volgende:

Overzichtelijke en gestructureerde grootboekrekeningen

Een grootboekrekening is een soort van bestand waarin je kosten, uitgaven, schulden of verplichtingen vastgelegd. Veel voorkomende grootboekrekening zijn bijvoorbeeld: omzet, marketingkosten, kantoorkosten, debiteuren, crediteuren, een zakelijke rekening  en ga zo maar door. 

Je bewerkt grootboekrekeningen op  twee verschillende manieren:

• Door het verwerken van inkoopfacturen en verkoopfacturen. In een boekhoudprogramma zie je dit niet direct op jouw scherm, maar op de achtergrond worden door het boeken van facturen de grootboekrekening wel degelijk bewerkt,
• Journaalposten. Dit is een directe manier van grootboekrekeningen bewerken. Je geeft in de journaalposten direct de rekeningen in waarop je bedragen wilt boeken.

Een overzichtelijke debiteuren en debiteurenadministratie

Je wilt dat jouw klanten op tijd betalen. Aan de andere kant dien je jouw leveranciers ook op tijd te betalen. Door periodiek, het liefst minimaal een keer per week, jouw boekhouding en dus de crediteuren en debiteuren bij te werken zorg je ervoor dat je een goed overzicht behoudt, wat betreft jouw debiteuren en crediteuren.

Goede overzichten zoals een winst en verliesrekening

Het bekijken van een winst en verliesrekening of een balans moet eenvoudig zijn. Daarnaast kan je ook denken aan meer gedetailleerde kostenoverzichten en open posten lijsten. Dit moet allemaal met een druk op de knop beschikbaar zijn.

Bedrijfsafhankelijke criteria

Afhankelijk van het type zzp'er dat je bent, zijn er nog andere voorwaarden waarin jouw boekhouding moet voldoen. Verkoop je producten, offline of online, dan dien je een goede voorraadadministratie bij te houden. Werk je met leden of abonnementen, dan is een ledenadministratie aan te raden.

Bijvoorbeeld een loonadministratie zal weinig toevoegen. Per definitie heeft een zzp`er geen personeel in dienst, dus dan is dit overbodig. Een uitzondering is wanneer je werkt vanuit je eigen bv en je in dienst bent bij jouw bv.

De opmaak van jouw facturen

In de praktijk ben ik wel eens zzp`er tegengekomen die niet goed op de hoogte waren van de voorwaarden voor een factuur. Een groot gedeelte kan je zelf bepalen, zoals de lay-out en logo. De belastingdienst stelt echter ook een aantal voorwaarden waaraan jouw factuur dient te voldoen:

• Doorlopende nummering van de facturen.
• Een datum van de factuur en de datum van levering.
• Een duidelijke omschrijving van wat je in rekening brengt.
• Hoeveelheden en prijzen.
• Het btw tarief en de in rekening gebrachte btw.

Het inboeken van facturen

Over het algemeen zijn zakelijke kosten aftrekbaar van de belasting. Er zijn echter een aantal uitzonderingen. Zo zijn bijvoorbeeld relatiegeschenken slechts beperkt aftrekbaar. 

Indien je hiermee te maken krijgt, dan adviseer ik jou om dit direct in de boekhouding te verwerken. Wat ik zelf doe, is de niet aftrekbare bedragen op een aparte grootboekrekening  boeken. In de praktijk ziet dit er als volgt uit:

6XXX0 Relatiegeschenken aftrekbaar
6XXX1 Relatiegeschenken niet aftrekbaar

Op deze manier heb je nog steeds een goed overzicht in de totale kosten van de relatiegeschenken. En aan het einde van het jaar heb je direct de informatie die je nodig hebt voor de aangifte inkomstenbelasting. Op die manier hoef je aan het einde van het jaar niet al jouw facturen nog een keer door te spitten.

Je dient in dit geval wel de ontvangen facturen te verdelen over de grootboekrekeningen wanneer je deze factuur in de boekhouding opneemt. De btw en inkomstenbelasting kan je dan direct aflezen uit de administratie. 

De BTW aangifte voor de ZZP`er

De meeste ZZP ers doen de btw-aangifte per kwartaal. En voor veel zzp'ers is dit een terugkerende ergernis. Echter bij het gebruik van een goed boekhoudprogramma is dit helemaal niet zo moeilijk. En het kost je bovendien niet veel tijd.

Door netjes de facturen in te boeken, met de juiste btw tarieven, kan je gewoonweg vanaf een rapportage vanuit jouw boekhoudprogramma de cijfers overnemen en invullen op de website van de belastingdienst. Op die manier neemt de btw-aangifte nog geen 10 minuten in beslag.

Wel is het zo dat je dit echt op tijd moet doen. Een te late btw-aangifte levert op zeker een boete op. En doe je vaker te laat aangifte, dan worden deze boetes steeds hoger.

Of je btw dient te betalen of terugkrijgt hangt af van het saldo van de btw die je in rekening hebt gebracht en de btw op ontvangen inkoopfacturen (de voorbelasting). Dien je per saldo btw af te dragen, zorg er dan ook voor dat deze op tijd wordt betaald. 

Een boekhoudprogramma is toch duur?

Dat valt echt reuze mee. En ben je nog een startende ondernemer, dan kan je bijvoorbeeld bij e boekhouden.nl 15 maanden gratis boekhouden. Ook andere administratieprogramma`s bieden allemaal wel een gratis proefperiode aan. En daarmee wordt jouw zzp administratie een stuk gemakkelijker.

Heb je geen recht op een gratis account, dan kan je voor nog geen 100 euro per jaar al de beschikking hebben over prima administratiesoftware. Dat zoo ook voor startende zzp'ers goed op te brengen moeten zijn. Het is uiteindelijk nog geen tientje per maand. Voor een startende zzp`er telt elke euro. Maar dit is gewoonweg een goede investering.