Voorzieningen verwerk je in de boekhouding om toekomstige te verwachten kosten die betrekking hebben op het heden vast te leggen.

Hierbij kun je denken aan onderhoudskosten, die je bijvoorbeeld eens in de twee jaar dient te betalen. Maar ook bijvoorbeeld indien je een geschil hebt met een klant, of je wordt ergens voor aangeklaagd waar een schadevergoeding uit kan voortvloeien.

Verschillende type voorzieningen

In principe kan je twee verschillende type voorzieningen onderscheiden:

• Het spreiden van kosten die je slecht periodiek dient te betalen, maar die wel betrekking hebben op een langere periode
• Kosten die redelijkerwijs te verwachten zijn en betrekking hebben op de huidige periode, maar waarvoor je nog geen definitieve factuur hebt ontvangen.

Incourante voorraden en dubieuze debiteuren

Een specifiek voorbeeld is de voorziening dubieuze debiteuren. In het geval je ervan uit mag gaan dat een debiteur niet gaat betalen, dan zal dit leiden tot een verlies. 

In plaats van te wachten tot het moment dat je de vordering definitief dient af te schrijven, bijvoorbeeld in het geval van een faillissement, boek je al een voorziening op het moment dat het twijfelachtig wordt dat de openstaande facturen nog betaald gaan worden.

Hetzelfde geldt voor voorraden die niet langer te verkopen zijn. Naarmate een expiratiedatum nadert begin je met het opbouwen van een voorziening.

Interpretatie speelt een rol

Er gelden richtlijnen voor het boeken van een voorziening in de boekhouding. Het blijft echt altijd een stukje interpretatie. De ene persoon is nu eenmaal optimistischer dan een andere persoon. 

Omdat het boeken of laten vrijvallen van een voorziening direct de winst beïnvloedt, is dit een belangrijk punt om rekening mee te houden bij het beoordelen van de winst van een onderneming.

De impact op de winst- en verliesrekening

Vooral bij grote multinationals kunnen voorzieningen leiden tot grote schommelingen in de winst. Denk bijvoorbeeld aan een grote reorganisatie en de enorme kosten die hiermee zijn gemoeid. 

Analisten kijken dan vaak ook naar de winst, waarbij zij dit soort zaken buiten beschouwing laten.

De boekhoudkundige verwerking van een voorziening

Een voorziening boek je als kosten in de winst en verliesrekening. Op de balans voer je het bedrag vervolgens aan de creditzijde op als zijnde een verplichting. Het is namelijk redelijk zeker dat je op termijn deze kosten dient te voldoen.

Een voorziening is op voorhand bijna nooit exact te berekenen. Je werkt met schattingen die je overigens wel goed dient te onderbouwen. Op het moment dat je daadwerkelijk de kosten dient te voldoen, boek je deze tegen de voorziening op de balans en niet als kosten in de winst- en verliesrekening.

Was de voorziening te laag, dan boek je het verschil alsnog als kosten in de winst- en verliesrekening. Was het bedrag dat je had gereserveerd te hoog, dan zal je het teveel gereserveerde bedrag weer vrij dienen te laten vallen. Hierdoor zal de winst dan hoger gaan uitvallen.

Zorg voor overzicht in de boekhouding

Het is van belang dat je een goed inzicht hebt in de hoogte van de verschillende voorzieningen. Het gebruik van verschillende grootboekrekeningen in de boekhoudsoftware is in onze opinie dan ook aan te raden.

Indien je slechts één grootboekrekening gebruikt, dan zal je een overzicht bij dienen te houden in bijvoorbeeld excel, om het bedrag op de grootboekrekening te specificeren.