Je wilt natuurlijk dat jouw debiteuren jou gewoon zullen betalen en dan het liefst ook op tijd. Is dit niet het geval dan dien je op de balans een voorziening dubieuze debiteuren op te nemen. 

Waarom een voorziening creëren voor de debiteuren?

Je dient deze balanspost te creëren omdat je anders de bezittingen op de balans niet correct weergeeft. De post debiteuren geeft in principe het bedrag aan wat je op een redelijk korte termijn zult ontvangen.

Is er echter gerede twijfel dat dit ook daadwerkelijk het geval zal zijn, dan overschat je als het ware de bezittingen van jouw onderneming. Dat de vordering door een debiteur zal worden voldaan is niet langer een zekerheid..

Dit valt onder het voorzichtigheidsprincipe binnen het boekhouden.

Voorkomen is beter dan genezen

Het beste is natuurlijk om te voorkomen dat je een dergelijke voorziening dient op te nemen. Een goed debiteurenbeheer is hier dan ook uitermate belangrijk. Je kunt daardoor het risico verminderen, maar toch blijft de kans bestaan dat je hier mee te maken krijgt. 

In een online boekhoudprogramma heb je goede tools om het debiteurenbeheer uit te voeren. Zo kun je automatisch aanmaningen instellen en eenvoudig een open posten lijst opstellen.Dit zijn mogelijkheden die je al tot je beschikking hebt met een goedkoop boekhoudprogramma. Daar heb je echt niet het beste boekhoudprogramma voor nodig. 

En dit geldt niet alleen voor grote ondernemingen. Ook voor een eenmanszaak is het debiteurenbeheer ontzettend belangrijk.Gebruik deze mogelijkheden dus ook voor jouw boekhouding eenmanszaak. Wanbetaling van debiteuren is een van de meest voorkomende oorzaken van faillissementen.

Hoe kan je de voorziening berekenen?

Goed koopmansgebruik staat voorop als de grondslag van de berekening van de voorziening dubieuze debiteuren. Er zijn in de praktijk twee methoden om dit te doen:

1. Per debiteur bekijken of er een risico bestaat dat deze niet gaat betalen.
2. Een algemene voorziening waarbij je bijvoorbeeld stelt dat 50% van het bedrag wat al meer dan 90 dagen is vervallen niet wordt betaalt.

Voor de Nederlandse belastingdienst kan je beide methoden hanteren. Het is bij een algemene voorziening wel zo dat je deze moet kunnen onderbouwen op basis van historische data. De hoge raad heeft hier in het verleden uitspraken over gedaan.

De omstandigheden beoordelen per balansdatum is het uitgangspunt. Is per die datum de debiteur niet meer volwaardig dan mag je een voorziening treffen. Dit is niet perse het einde van het boekjaar maar kan ook de datum zijn dat je de balans opstelt.

De te verwerken journaalpost

Een voorziening betekent niet direct afschrijven

Door het opnemen van een voorziening zeg je als het ware dat er nog wel een kans is dat de debiteur gaat betalen. Je bent er alleen niet zeker van. Is het absoluut zeker dat de debiteur niet gaat betalen, dan dien je de desbetreffende vordering af te schrijven. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij een faillissement.

Vergeet de omzetbelasting niet terug te vorderen in dat geval. Bij een definitief oninbare vordering is de omzetbelasting terug te vragen bij de belastingdienst.

Dit geldt echter niet bij het creëren van een voorziening dubieuze debiteuren. Alleen omzetbelasting op een definitief oninbare vordering kan worden terug geclaimd bij de belastingdienst.