Een voorraadinventarisatie is van belang om zeker te stellen dat de werkelijke voorraad overeenstemt met hetgeen je in de boekhouding hebt opgenomen. Indien je in de boekhouding, of ander voorraadsysteem, een andere voorraad hebt opgenomen dan dat je in werkelijkheid bezit, dan loop je vroeger of later tegen problemen aan.

De gevolgen van voorraadverschillen

Indien de voorraad niet correct is geregistreerd, dan loop je de kans dat een klant een product besteld, maar dat dit product niet op voorraad is. Aan de andere kant kan je ook producten op voorraad hebben, maar omdat deze niet in de systemen staan, worden deze niet te koop aangeboden. 

Misschien vertoon je wel op jouw webshop dat je geen voorraad hebt, maar dat je eigenlijk  wel over voorraad beschikt.

Hoe vaak een voorraadinventarisatie uitvoeren?

Een voorraadinventarisatie zou je minimaal één keer per jaar dienen uit te voeren. Dit zou je dan tegen het einde van het jaar dienen te doen. Op die manier stel je zeker dat voorraad die je rapporteert in de jaarrekening, overeenstemt met de werkelijkheid.

De voorraad tellen

Bij een voorraadinventarisatie dien je alle artikelen in het magazijn te tellen. Daarbij is het van belang dat je met tellijsten werkt waarop geen aantallen zijn vermeld. Anders loop je het risico, dat de teller al snel het aantal van de voorraadlijst overneemt als het getelde aantal artikelen. 

Daarnaast is het van belang om een volledige inventarisatie uit te voeren.

Op die manier kom je er namelijk ook achter of er artikelen aanwezig zijn, die niet voorkomen in de boekhouding of het voorraadsysteem dat je gebruikt.

Analyseren van voorraadverschillen

Eventuele verschillen dien je uit te zoeken. Wellicht heb je product verstuurd en deze niet in rekening gebracht. Indien iets dergelijks zich het hele jaar voordoet, dan kan je aan het einde van het jaar behoorlijk wat omzet mislopen. Het is in dergelijke situaties zaak de procedures goed onder de loep te nemen. 

Ook zou het kunnen zijn dat de processen niet optimaal functioneren, waardoor er voorraadverschillen ontstaan. Wellicht werk je met een interface tussen verschillende systemen en is er iets tijden het opzetten van de boekhouding niet helemaal goed gegaan.

Daarnaast zou er nog sprake kunnen zijn van fraude of diefstal. Ook vanuit dat oogpunt is het van groot belang om gevonden verschillen goed te analyseren.

Verwerken van voorraadverschillen in de boekhouding

Uiteindelijk dien je via de boekhoudsoftware de gevonden voorraadverschillen te corrigeren. Het uiteindelijke doel is dat de voorraad die daadwerkelijk aanwezig is, overeenstemt met de cijfers in de boekhouding.

Voor de correctie kan je bij een eenvoudig boekhoudprogramma gebruik maken van journaalposten om de verschillen te corrigeren.

Maak je gebruik van uitgebreide boekhoudsoftware, of een ERP pakket met voorraadbeheer, dan dien je de verschillen in de voorraadmodule te corrigeren.