Bij de verzendkosten boeken in de boekhouding, dien je rekening te houden met de verzendkosten die je in rekening brengt aan jouw klanten. Deze vergoeding voor de verzendkosten maakt voor de btw-aangifte onderdeel uit van de omzet.

BTW en verzendkosten

Over de verzendkosten dien je btw in rekening te brengen. Dit vraagt echter wel specifieke aandacht. Normaal vallen de verzendkosten onder het btw tarief van 21%. Echter, je brengt de btw in rekening op basis van de btw die je in rekening brengt over de goederen of diensten die je verkoopt.

Stel je verkoopt producten tegen het btw tarief  van 9%. Dit is dan ook het btw tarief wat geldt voor de verzendkosten. Je kiest hierbij voor het hoogste btw tarief wat je via de opgestelde factuur in rekening brengt. Je mag dus niet producten tegen 21% btw verkopen en dan een product toevoegen met het btw tarief van 6%, om op die manier de btw over de verzendkosten te drukken.

Op die factuur die je ontvangt van de vervoerder zal altijd 21% btw in rekening worden gebracht. 

Vergeet geen btw over de verzendkosten te berekenen

Let er goed op, dat je bij de btw die je aan jouw klanten in rekening brengt, ook btw over de verzendkosten berekend. Dit is een van de meest gemaakte fouten bij webshops.

Bij een belastingcontrole zal een belastinginspecteur hier dan ook zeker naar kijken. Houdt hier goed rekening mee.

Heb je geen btw in rekening gebracht en komt de belastingdienst dit op het spoor? Dan kan je ervan uitgaan dat dit tot een boete zal leiden. In de praktijk wordt dit niet afgedaan met het alleen afdragen van de btw. 

Daarnaast hebben jouw klanten de btw ook niet aan jouw betaald, dus zal het voor jou als ondernemer zijnde een kostenpost zijn, waar jezelf voor gaat opdragen. Indien je veel producten verstuurd, dan kan dit fors oplopen.

De enige uitzondering is wanneer je ook geen btw in rekening hoeft te brengen over hetgeen je verkoopt. Dit zijn echter uitzonderingen. Weet je niet 100% zeker dat je dit juist doet? Overleg dan met jouw boekhouder, om uit te sluiten dat je hier een fout maakt. Dat kan je duur komen te staan en is volstrekt onnodig.

Verschillende grootboekrekening gebruiken

Bij de verzendkosten boeken in de boekhouding, gebruik ik zelf drie aparte grootboekrekeningen. 

• Een grootboekrekening voor de facturen die ik ontvang van de vervoerder voor het verzenden van de producten
• Een andere grootboekrekening gebruik ik voor de in rekening gebrachte verzendkosten. 
• De facturen die ik zelf ontvang van de leveranciers van de producten, om de voorraad aan te vullen, boek ik ook weer op een aparte grootboekrekening,

Het is van belang, de facturen die je ontvangt van de leveranciers voor de verzendkosten van de voorraad, om deze apart van de voorraad te boeken. Je mag deze namelijk direct van de winst aftrekken. Voorraden boek je pas ten laste van de winst, op het moment dat je een product hebt verkocht.

Inzicht in de verzendkosten

Door zowel de berekende verzendkosten als de betaalde verzendkosten apart te verwerken, kan ik exact zien hoeveel verzendkosten ik in rekening hebt gebracht en hoeveel dit mij in totaal heeft gekost. De impact daarvan op de winst is direct zichtbaar.

Verzendkosten en de winst

Uiteindelijk leidt gratis verzending ertoe, dat de brutomarge lager zal uitvallen. Echter, vanuit concurrentie oogpunt ben je tegenwoordig bijna verplicht, om boven een bepaald bedrag gratis verzending aan te bieden. 

Hierbij dien je rekening te houden met het bepalen van de verkoopprijs. Je dient voldoende marge te realiseren om deze verzendkosten te kunnen terugverdienen.

Verzendkosten boeken in de boekhouding kan je prima doen door het gebruik van een sjabloon. Omdat het aantal facturen dat je ontvangt vaak hoog ligt, kan je hiermee veel tijd besparen. 

Categorieën voor de grootboekrekeningen

De grootboekrekening, voor de in rekening gebrachte verzendkosten, heb ik als een omzet grootboekrekening aangemaakt. Hierdoor is het in lijn met de btw aangifte. Berekende verzendkosten worden voor de btw aangifte als omzet gezien. De betaalde facturen heb ik in de categorie verkoopkosten opgenomen.

Besparen op de verzendkosten

Zeker indien je producten verkoopt met een relatief lage waarde, maar die je als pakket dient te versturen, dan kunnen de verzendkosten relatief gezien een groot percentage uitmaken van het factuurbedrag. 

Om korting te krijgen op de verzendkosten dien je grote volumes te versturen. En zelfs als je al relatief grote volumes hebt om te versturen, dan is de korting die je krijgt, relatief beperkt. 

Je dient echt grote volumes, zoals een Bol of Coolblue dat heeft, te versturen om een aanzienlijke korting te verkrijgen.

Er zijn wel verzend portalen zoals Shops United, waardoor je iets minder kwijt bent voor het verzenden. Daarnaast werkt het prettig, omdat je op die manier alle vervoerders vanuit één portaal kunt gebruiken.

Service en kosten

Levering op dezelfde dag, op een specifiek tijdstip of afleveren bij een pickup point, wordt steeds belangrijker. Klanten hechten hier steeds meer waarde aan. Je dient hier dan ook flexibiliteit in te bouwen, zodat klanten kunnen kiezen voor een bepaalde verzendmethode. 

Zo komen er ook steeds meer vervoerders bij, waarbij het milieuaspect een belangrijk rol speelt. Ook dit kan van belang zijn voor een klant. Het laatste wat je wilt, is dat je klanten verliest, omdat je niet de juiste verzendmethoden aanbiedt. 

Kijk hierbij ook eens naar jouw concurrenten, naar welke verzendmethoden zij aanbieden. Je zou dan minimaal dezelfde opties dienen aan te bieden, maar eventueel zelfs meer opties. Dit kan een concurrentievoordeel opleveren.

Verzendkosten en de btw aangifte

Ga je verzendkosten boeken in de boekhouding? Let er dan goed op, dat je alle instelling in de boekhoudsoftware goed hebt staan. Op die manier is de btw-aangifte eenvoudig en hoef je hier geen extra tijd aan te besteden om dit nog extra te controleren. 

Wanneer je net bent begonnen met ondernemen, of je bent overgestapt naar een  ander boekhoudprogramma, dan is het bij de eerste btw-aangifte wel verstandig om dit handmatig nog een keer goed te controleren.

De in rekening gebrachte verzendkosten dienen in de categorie “verrichte prestaties” te worden opgenomen. De btw over de verzendkosten die je hebt betaald, neem je op in de rubriek “betaalde voorbelasting”. Ga deze bedragen niet salderen.