Het is van belang om een vervaldatum op een factuur te vermelden. Indien je dit niet doet, dan is automatisch een betalingstermijn van 30 dagen voor particulieren en 60 dagen voor bedrijven van kracht. In onze opinie zijn deze betalingstermijnen te lang.
Persoonlijk zouden wij voor particuliere klanten nooit langer dan 14 dagen aanhouden als betalingstermijn en voor zakelijke klanten 30 dagen.
Wel is het zo, dat vooral bij grote zakelijke klanten je jezelf doorgaans dient te schikken naar de wensen van de klant. Grote zakelijke klanten hebben nu eenmaal een bepaalde macht, waar zij dan ook graag gebruik van maken. Soms kan je dit zelfs misbruik noemen. Je wilt een dergelijke klant niet verliezen, doordat je jouw geld iets later ontvangt dan dat je had gewild.
Wat zegt de wet over betalingstermijnen?
Om kleinere bedrijven te beschermen tegen grote bedrijven, maar ook tegen overheidsinstanties, is er in de wet het een en ander vastgelegd met betrekking tot betalingstermijnen.
Een betalingstermijn mag alleen langer zijn dan 60 dagen, zolang het niet nadelig is voor een van de betrokken partijen. In de praktijk zal het echter voor één van de partijen altijd nadelig zijn. Dit is uiteraard de ontvangende partij. Een langere termijn dan 60 dagen hoef je als ondernemer zijnde dan ook niet te accepteren.
Datum of dagen vermelden
Je hebt in principe twee opties bij het vermelden van de vervaldatum op een factuur. Je kan deze betalingstermijn in dagen vermelden of je kan een specifieke datum vermelden, waarop de factuur betaald dient te zijn.
Je zou kunnen zeggen dat door het vermelden van een specifieke datum er geen misverstand kan ontstaan.
Bij het vermelden van een aantal dagen, zou je bijvoorbeeld kunnen discussiëren of het over kalenderdagen of werkdagen gaat.
Het verschil is echter niet al te groot. Toch hebben we zelf een lichte voorkeur voor het vermelden van de datum, waarop de factuur betaald dient te zijn.
Verstuur een factuur zo snel mogelijk
De betalingstermijn begint op het moment dat je een factuur aanmaakt. Het is dan ook van belang om een factuur zo snel mogelijk aan te maken en te versturen. Iets wat je zeker nooit dient te doen, is een factuur aanmaken en vervolgens nog een paar dagen wachten, voordat je deze verstuurt.
In dat geval ontvangt de klant de factuur op het moment dat er al een gedeelte van de betalingstermijn is verstreken.
Je loopt dan de kans dat een klant pas na de betalingstermijn gaat betalen. Dit zorgt er vervolgens weer voor dat je herinneringen naar jouw debiteuren dient te gaan versturen.
Direct de omzet in het boekhoudprogramma verwerken
Verstuur zo snel mogelijk jouw facturen. Indien je dit doet via de boekhoudsoftware, dan kun je deze ook automatisch verwerken in het boekhoudprogramma, zodat je ook altijd de juiste omzetcijfers tot je beschikking hebt.
Zeker bij het einde van het jaar dien je hier rekening mee te houden. Je dient alles te facturen in het fiscale jaar waar het betrekking op heeft.