Vertrouwen is goed controle is beter

Iemand die vertrouwd is met een interne controle functie, zal zeker de uitspraak “vertrouwen is goed, controle is beter” kennen. Helaas gaat het in de praktijk nog wel eens mis.

De uitspraak vertrouwen is goed, controle is beter, is afkomstig van de eerste premier van de Sovjet Unie, te weten Vladimir Lenin. Hoe deze uitspraak heden ten dage wordt gebruikt, heeft toch een andere betekenis.

Ontbrekende controle nodigt uit tot fraude

Veel fraude komt door aflatende controle. Er wordt snel gedacht, dat indien je jaren met iemand samenwerkt, dat je deze persoon kunt vertrouwen. In 99,99% van de gevallen zal dit waarschijnlijk ook wel het geval zijn. 

Maar wat als je nu net te maken hebt met de 0,01% die niet te vertrouwen is? Dan heb je achteraf toch spijt dat je niet meer controle hebt uitgevoerd. Helaas is het dan al te laat.

Indien iedereen weet dat er sprake is van een goede controle, dan zal dit ertoe leiden dat medewerkers zich niet zullen inlaten met frauduleuze activiteiten. Indien je weet dat er geen sprake is van controle, dat kan dit een uitnodiging zijn om dit wel te doen. Helaas zie je dit veelal bij overheidsorganisatie.

Het belang van functiescheiding

Door bijvoorbeeld iemand een factuur te laten inboeken,  maar deze door een tweede persoon ter betaling aan te bieden, bouw je een controle in. Op deze manier wordt de kans dat er valse facturen worden betaald kleiner. 

Aan de ene kant zorg je er hierbij voor, dat de kans dat een nepfactuur er doorheen glipt kleiner wordt. Iemand die elke dag talloze facturen verwerkt, zal op den duur toch een keer iets over het hoofd kunnen zien.

Daarnaast voorkom je ook dat iemand nepfacturen van een vriend gaat betalen. 

Alleen al door een dergelijke procedure in te stellen, zal iemand minder snel geneigd zijn om zich in te laten met dergelijke praktijken. 

Nog beter is om ervoor te zorgen dat er voor elke factuur een inkooporder dient te worden aangemaakt. De inkooporder wordt dan weer aangemaakt door iemand anders dan de degene die de facturen in de boekhoudsoftware verwerkt. Op die manier zijn er 3 personen betrokken, voordat er daadwerkelijk een factuur wordt betaald. Wanneer je jouw eigen boekhouding doet, dan speelt dit uiteraard niet.

Controles uitvoeren

Zorg dat er ook altijd voor dat er voldoende boekhoudkundige controles worden ingebouwd. Check bijvoorbeeld de journaalposten die worden verwerkt. Via een journaalpost kan je namelijk zaken corrigeren, waardoor een fraude niet zichtbaar wordt. Maar zorg er ook voor dat je de winst- en verliesrekening en balans periodiek analyseert. Dit kan ook zaken aan het licht brengen.

Vertrouwen en controle

Veranderende omstandigheden

Ook al ken je iemand al jaren en vertrouw je die persoon volledig, je weet nooit wat er kan gebeuren. Iemand kan opeens in geldproblemen terechtkomen, waardoor frauderen opeens een uitweg biedt voor de problemen. Iedereen kent wel de uitspraak, een kat in het nauw maakt rare sprongen.

Omdat je niet altijd snel in de gaten hebt of er iets speelt, is het verstandig om uit te gaan van controle in plaats van vertrouwen.

Omvang van de schade door fraude

De omvang van de totale schade door fraude is niet bekend. Veel bedrijven proberen dit stil te houden omdat het vaak toch negatieve publiciteit oplevert. Een inschatting van het OM is dat het echter dat het jaarlijks om wel meer dan een miljard euro kan gaan. Daar wil jij toch geen onderdeel van uitmaken? Daarom, vertrouwen is goed, controle is beter!

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.