Online boekhouden is heden ten dage de boekhoud trend. Offline boekhouden, een programma lokaal op de server of laptop installeren is verleden tijd. En dit geldt voor zowel eenmanszaken, MKB`ers als wel ZZP`ers.
Inhoudsopgave
Het succes van online boekhouden
Er zijn verschillende factoren waarom online boekhouden zo populair is. Wij hebben ze op een rijtje gezet.
1. Niet langer updates installeren
Heb je jouw boekhoudsoftware lokaal op jouw netwerk of computer geïnstalleerd, dan ben je zelf verantwoordelijk voor het onderhoud en het uitvoeren van updates.
Heb je een probleem met de boekhoudsoftware? Dan dien je dit zelf op te lossen. En lukt het niet om dit zelf te doen? Dan ben je aangewezen op een externe partij om dit voor jou op te lossen.
En dat is niet goedkoop. De uurtarieven voor een consultant zijn niet mals. En is het een groter probleem is dan zal er ook behoorlijk wat tijd in gaan zitten om het probleem op te lossen. Tel uit je winst!
Bij het gebruik van een online boekhoudpakket zorgt de eigenaar van het pakket er voor dat dit altijd up to date is. Mocht er onverhoopt iets niet kloppen? Dan zijn zij verantwoordelijk om dit voor jou op te lossen.
2. Geen kosten voor installatie
Schaf je boekhoudsoftware aan die je lokaal gaat installeren, dan was je altijd veel geld kwijt. Daarnaast had je ook vaak externe kennis nodig om dit goed te doen. Op die manier was de implementatie van boekhoudsoftware een kostbare aangelegenheid.
Het principe van online boekhouden werkt met een licentiemodel. Je betaalt maandelijks een relatief klein bedrag om de software te gebruiken. En dan moet je denken aan bedragen die vaak nog geen 20 euro per maand bedragen.
3. Je gegevens zijn veilig
Doordat je gebruik gemaakt van de servers van de aanbieders van de software ben je verzekert van de allerhoogste beveiligingsstandaard. Voor de aanbieders van de software is de databeveiliging een absolute prioriteit. Zij kunnen het zichzelf simpelweg niet veroorloven om hier concessies te doen.
Want stel je eens voor dat de boekhoud data van vele bedrijven op straat komt te liggen. Dan zal de aanbieder van de software direct zijn deuren kunnen sluiten. Niet alleen zal niemand meer een licentie aanschaffen ze kunnen bovendien de nodige claims verwachten.
Bij kleinere onderneming is databeveiliging niet altijd een prioriteit. Door gebruik te maken van online boekhoudsoftware besteed je dit als het ware uit aan experts.
Daarnaast zorgen zij ook voor regelmatige back-ups. Dit wordt bijna altijd meerdere keren per dag gedaan. En zeg nou zelf, maak jij op dit moment regelmatige back-ups?
4. Eenvoudig overstappen
Indien je dat zou willen dan zit je nergens aan vast. Vaak wordt een licentie per maand afgesloten. Je hebt dus een opzegtermijn van een maand om over te stappen naar een andere aanbieder van online boekhoudsoftware.
Niet dat ik dit zou aanbevelen. Want bij overstappen komt er altijd extra werk bij kijken. Je moet opnieuw de boekhouding inrichten. En dit kan soms best wel lastig zijn. Maar zoals gezegd, ben je om wat voor reden dan ook niet tevreden? Binnen een maand kan je overstappen naar een andere aanbieder van boekhoudsoftware.
5. Gebruik maken van de kennis van de experts
De aanbieders van de software zijn de experts op het gebied van hun boekhoudprogramma. Daardoor weten zij precies hoe het pakket in elkaar steekt en kunnen zij jou bij bijna elke vraag wel ondersteunen.
Een goede helpdesk is ook essentieel voor de aanbieders van de software. Zij zullen er dus voor zorgen dat klanten tevreden zijn. Een aantal negatieve beoordeling op bijvoorbeeld trustpilot is ook iets wat zij zich absoluut niet kunnen veroorloven.
6. Simpel en doeltreffend
De software is over het algemeen zo ingericht dat deze makkelijk in gebruik is. Vooral omdat zij zich richten op ondernemers die geen boekhouders zijn.
Daarentegen heb je wel toegang tot alle functionaliteiten die je nodig hebt om de boekhouding goed te kunnen bijhouden. Zaken zoals de btw aangifte, facturen maken kun je eenvoudig doen bij online boekhouden. Gebruiksgemak is een van de belangrijkste beslissingscriteria`s. Dus ook dit is een prioriteit.
7. Goedkope licenties
Mijn persoonlijke mening is dat de kosten van een licentie relatief goedkoop zijn. Als kleine ondernemer kan je voor ongeveer 10€ per maand al de beschikking hebben over een prime en goedkoop boekhoudpakket.
Denk hierbij bijvoorbeeld aan e boekhouden.nl. Voor een uitgebreider programma, zoals bijvoorbeeld exact online, wat meer geschikt is voor grotere ondernemingen ben je wel wat meer kwijt. Dan moet je denken aan ongeveer 50€ per maand voor een licentie.
8. Toegang op afstand
Doordat je jouw gegevens opslaat in de cloud, kan iemand anders jou eenvoudig bij de boekhouding ondersteunen.. Of dit nu een boekhouder is of een vriend of kennis die jou helpt. Het enige wat zij nodig hebben zijn de inloggegevens en zij kunnen jouw boekhouding bijwerken.
Maar ook voor jouzelf. Als je onderweg bent en je wilt snel even iets nakijken, dan kan je dit doen via de app die standaard bij de licenties zit inbegrepen.
9. Gratis uitproberen
Schaf je offline boekhoudsoftware aan, dan zal je dit eerst moeten installeren voordat je er daadwerkelijk mee aan de slag kan. En bevalt het niet? Dan heb je een probleem want je hebt het al aangeschaft en geïnstalleerd.
De meeste online boekhoudprogramma`s bieden een gratis proefperiode aan. Deze proefperiode kan wel 30 dagen zijn. En voor starters nog veel langer. E boekhouden.nl biedt bijvoorbeeld starters maar lieft 15 maanden gratis aan. Even jouw e mail invullen en je kunt direct aan de slag.
Je loopt dus totaal geen risico. Bevalt het niet? Dan zit je nergens aan vast.
Wat is nu het beste programma?
Hier speelt persoonlijke voorkeur een belangrijke rol. En ook het type onderneming wat je bezit speelt een rol.
Voor de ene onderneming kan een bepaald programma beter geschikt zijn dan een andere onderneming. En vice versa.
Wel zou ik het belang van een goed boekhoudprogramma willen benadrukken. Het niet op orde hebben van de boekhouding is nog steeds een van de belangrijkste oorzaken van een faillissement.
Het is mijn inziens niet direct te zeggen welk programma het beste is. Daarentegen kan ik wel zeggen dat alle grote spelers op de Nederlandse markt prima kwaliteit boekhoudsoftware leveren.