Ga je aan de slag met de boekhouding dan kom je al snel het begrip journaalposten tegen. De journaalpost gebruik je om transacties in de boekhouding te verwerken. Dit geldt voor zowel de balans als ook  de winst- en verliesrekening,

Journaalposten - de basisbeginselen

Het belangrijkste uitgangspunt van een journaalpost is dat deze in evenwicht dient te zijn. 

Een journaalpost bestaat uit een debet en creditbedrag, welke in totaal aan elkaar gelijk dienen te zijn. Dit impliceert dat journaalposten uit minimaal twee regels dienen te bestaan. Dit is het zogenoemde dubbel boekhouden principe. Er geldt overigens geen maximum aantal regels. Zolang het totaal maar in evenwicht is.

Automatische controle via een online boekhoudprogramma

Het gebruik van boekhoudsoftware is hier een groot voordeel. Er zal altijd sprake zijn van een automatische controle, zodat je boekingen die niet in evenwicht zijn niet kan verwerken. Alle online boekhoudsoftware die beschikbaar is zoals Myfinance, Yoursminc, Rompslomp en alle andere software hebben deze controle standaard ingebouwd.

Ga je boekhouden in excel, dan dien je hier zelf een controle voor in te bouwen. Want een boeking die niet in balans is, zal er direct voor zorgen dat jouw boekhouding niet langer correct is.

Wat gebeurd er bij de verwerking van een transactie?

Indien je een journaalpost verwerkt, dan worden er verschillende grootboekrekeningen bijgewerkt. Dit is niet altijd zichtbaar in het boekhoudprogramma dat je gebruikt op het moment dat je journaalposten aan het verwerken bent.

Neem als voorbeeld de verwerking van een bankbetaling van debiteur. Wat je in dat geval eigenlijk doet is dat je het banksaldo debiteert en het debiteuren saldo crediteert. Het is immers zo dat door de bankbetaling het banksaldo toeneemt en het debiteurensaldo afneemt.

Echter, je doet dit niet direct door een journaalpost op te stellen. Je matched de betaling met een factuur, maar in de achtergrond wordt de bovenstaande boeking verwerkt.

Handmatig journaalposten invoeren

Voer je wel handmatig een journaalpost in, dan is een goede omschrijving erg belangrijk. 

Op die manier weet je later dan precies wat en waarom je iets geboekt hebt. Zeker indien je een belastingcontrole krijgt, dan is dit erg handig. 

Want je weet natuurlijk niet precies meer wat je een paar jaar geleden hebt gedaan. Heeft de boeking betrekking op een bepaald document, zorg er dan ook altijd voor dat je dit documentnummer opneemt in de omschrijving.

Grootboekrekeningen analyseren

Wil je een bepaalde grootboekrekening nader analyseren, om te zien wat er allemaal geboekt is? 

Dan kan je eenvoudig een overzicht van de journaalposten met betrekking tot een bepaalde grootboekrekening bekijken. Je krijgt dan op je scherm een exact overzicht van alle transacties die je hebt verwerkt.

Wanneer dien je nu debet of credit te gebruiken?

Veel gestelde vragen op het gebied van boekhouden gaan over wanneer iets debet of credit te verwerken is. Daarom hebben wij het onderstaande overzicht samengesteld, om je hierbij te ondersteunen: