Online boekhoudprogramma`s zijn tegenwoordig helemaal niet zo duur meer. Integendeel, deze zijn in onze opinie zelfs goedkoop te noemen. De goedkoopste programma`s kosten nog geen 10 euro per maand. Als ondernemer zijnde is het mijn inziens dan ook een gemakkelijke keuze, tussen boekhouden met behulp van een boekhoudprogramma of bijvoorbeeld excel. Zeker als je het antwoord op de vraag hoeveel kost een boekhoudprogramma bekijkt.

Hoeveel kost een goed boekhoudprogramma?

Een goedkoop boekhoudpakket, zoals bijvoorbeeld e boekhouden.nl of Myfinance, heb al voor 10 euro per maand. Dat is dus nog geen 120€ per jaar. Met dergelijke boekhoudprogramma`s ga je zo ontzettend veel tijd besparen, dat deze investering zich dubbel en dwars terugbetaald. Zeker als als je in ogenschouw neemt wat een boekhouder kost.

Overzicht van de maandelijkse kosten van populaire boekhoudprogramma`s

All in of betalen voor extra modules of gebruik

Sommige programma`s hebben een all in prijs. Op die manier weet je exact waar je aan toe bent. Er zijn ook boekhoudprogramma`s die staffels gebruiken. 

Des te meer facturen je verwerkt des te meer je dient te betalen. Hiervoor is het verstandig de algemene voorwaarden even aandachtig door te lezen. Hetzelfde geldt voor modules. Sommige programma`s geven je volledig toegang tot alle beschikbare modules, terwijl andere boekhoudprogramma`s sommige modules afzonderlijk in rekening brengen.

Een online boekhoudprogramma is onmisbaar

Door het gebruik van goede boekhoudsoftware worden de cijfers van jouw onderneming veel overzichtelijker. En dat is gewoonweg uitermate belangrijk wanneer je een ondernemer bent. Het niet op orde, of niet inzichtelijk hebben van de cijfers is vragen om problemen. 

Onopgemerkt kan je zomaar in de liquiditeitsproblemen terecht komen. En dat is iets wat je als ondernemer ten alle tijden dient te voorkomen. Het niet of te laat betalen van jouw werknemers of leveranciers is iets wat je absoluut niet wilt en al snel het einde van jouw onderneming kan inluiden.

Kost een boekhoudprogramma eigenlijk wel geld?

Naast dat je maandelijks dient te betalen, dien je naast de vraag wat kost een boekhoudprogramma ook de vraag te stellen, wat levert een boekhoudprogramma op. Hierbij kan je denken aan de volgende voordelen.

Tijdsbesparing

Een goed boekhoudprogramma biedt tal van functionaliteiten. Zo kan je bankbetalingen grotendeels automatisch verwerken. Ook is de btw-aangifte een fluitje van een cent. Op basis van de inkoopfacturen en verkoopfacturen die je verwekt, worden automatisch de btw bedragen berekend.

Via e-boekhouden.nl kan je dan zelfs automatisch, zonder in te loggen bij de belastingdienst, de btw-aangifte versturen. Andere programma`s zoals Myfinance en Rompslomp bieden een overzichtelijk rapport aan, op basis waarvan je binnen een paar minuten de btw-aangifte kan versturen.

Minder kans op fouten

In een online boekhoudprogramma zitten een aantal controles ingebouwd, waardoor de kans op fouten aanzienlijk afneemt. Zo zal je niet in staat zijn om een journaalpost te verwerken die niet in balans is.

Ook wordt de boekhoudsoftware automatisch aangepast aan geldende wet- en regelgeving, zodat je ook hier niet de mist in kan gaan.

Meerdere accounts aanmaken

Je kan eenvoudig meerdere gebruikers aanmaken in een boekhoudprogramma. Op die manier kun je naast de boekhouder die toegang heeft tot de boekhouding, ook zelf meekijken. 

Of eventueel kan je ook een vriend of familielid die jou ondersteunt bij het het boekhouden toegang geven tot de boekhoudkundige data.

Geen bonnetjes en facturen meer kwijtraken

Door het gebruik van een app kan je direct een foto maken van een bonnetje dat je ontvangt. Op die manier kan je deze direct in een digitaal archief plaatsen, zodat je deze niet kwijt kunt raken.

En uit ervaring kan ik vertellen dat er in het verleden nogal eens wat zoek raakte. Zeker als je op reis bent voor je werk, dan is het eenvoudig om bepaalde bonnetjes kwijt te raken.

Naast dat je deze niet langer kwijt raakt, zorg je door het digitaal opslaan, dat deze leesbaar blijven. Want dat is vooral met bijvoorbeeld bonnetjes van het parkeren of een winkel nog wel eens een probleem. Na niet al te lange tijd zijn deze totaal niet meer leesbaar.

Een professionele boekhouding en uitstraling

Het gebruik van een online boekhoudprogramma zorgt voor een professionele boekhouding. Dit is uitermate belangrijk tijdens een belastingcontrole. Zo zal je bijvoorbeeld in staat zijn om een auditfile aan te leveren voor de belastinginspecteur.

De belastingdienst stelt dat een boekhouding eenvoudig te controleren dient te zijn. Dit bereik je door het gebruik van goede boekhoudsoftware.

Eenvoudiger verkrijgen van een financiering

Vooral startende en groeiende ondernemingen doen vaak een beroep op een financiering. Om in aanmerking te komen voor een financiering dien je jaarcijfers aan te leveren. En deze dienen eigenlijk afkomstig te zijn vanuit een boekhoudprogramma. 

Kom je aan met een excel sheet of Google sheet, dan zal dit direct tot argwaan leiden, waardoor de kans dat je een financiering krijgt aanzienlijk kleiner wordt.

Nadelen van boekhouden in excel

Er zijn nog steeds ondernemers die kiezen voor excel in plaats van online boekhouden. Op onze website kan je echter op verschillende plekken teruglezen dat wij hier absoluut geen voorstander van zijn.

Er kleven een behoorlijk aantal nadelen aan het boekhouden in excel. De belangrijkste nadelen zijn in mijn opinie:

• Je bent zelf verantwoordelijk voor het template dat je gebruikt. Je dient deze continue aan te passen, als je bijvoorbeeld nieuwe grootboekrekeningen wilt aanmaken. Ook voor een nieuw boekjaar dien je weer een nieuw template aan te maken. Dit kost ontzettend veel tijd.
• Een fout is snel gemaakt in excel. En het opsporen van een fout in een groter excel spreadsheet kan behoorlijk tijdrovend zijn.
• Het boekhouden kost veel meer tijd omdat je niet profiteert van de automatisering die je met een boekhoudprogramma wel hebt. Denk bijvoorbeeld aan een automatische bankkoppeling. Maar ook het scannen en herkennen van facturen is niet mogelijk met excel.
• De btw-aangifte is met een excel spreadsheet tijdrovend. Terwijl je dit met een boekhoudprogramma erg snel voor elkaar hebt. Daarnaast reduceer je ook de kans op fouten aanzienlijk.

Voordelen van boekhouden in excel

Er is eigenlijk maar een voordeel. En dat is dat het boekhouden gratis is. Dan moet je natuurlijk wel een office licentie in jouw bezit hebben. Echter, onze aanbeveling is, maak gebruik van een online boekhoudprogramma. 

Het is de investering meer dan waard. Zelfs voor zzp`ers verdient de investering van 10€ of 15€ zich dubbel en dwars terug.

De veranderde omgeving van boekhoudprogramma`s

Vroeger kostte het veel geld om een boekhoudprogramma aan te schaffen. Naast de kosten van de licentie, diende er ook het nodige gedaan te worden om de software aan te passen zodat deze bij de onderneming paste. 

Daarnaast liep je dan regelmatig tegen het feit aan dat er een software update nodig was. De kleinere updates waren zelf nog wel te regelen. Maar bij de de grotere uitdagingen zoals het jaar 2000 en de invoering van de EURO ontkwam je er niet aan om dure consultants in te huren.

Bij een online boekhoudprogramma heb je dit probleem niet. De eigenaar van de software is verantwoordelijk voor de updates en daarvoor hoef je zelf niks extra`s te betalen.

Hoeveel betaal je voor jouw boekhouder?

Als je vraag hoeveel kost een boekhoudprogramma stelt, dan zou je ook dienen te kijken hoeveel een boekhouder per uur kost. 

Elk uur dat je kan besparen door het gebruik van een goed online boekhoudprogramma is een besparing op de kosten van een boekhouder. 

En met de tarieven die boekhouders in rekening brengen, dan hoeft de boekhouder hooguit een half uur te besparen op zijn tijd, om de kosten van het boekhoudprogramma terug te verdienen.

Is een duur boekhoudprogramma noodzakelijk?

Dien je nu altijd te kiezen voor het beste boekhoudprogramma, of is een boekhoudprogramma wat voldoet ook goed genoeg. In mijn ogen hangt dit grotendeels van de onderneming zelf af. 

Een grotere onderneming zal meer eisen stellen aan de boekhoudsoftware dan een kleine onderneming. Het is in onze ogen echter altijd zo dat je niet moet betalen voor functionaliteiten die je niet gebruikt. Denk bijvoorbeeld aan een ledenadministratie of voorraadbeheer, indien je geen leden hebt of je verkoopt geen producten.

Vaak zijn dit wel standaard functionaliteiten die zijn inbegrepen in de boekhoudsoftware. Maar is het daardoor een duurder boekhoudpakket, dan is het eigenlijk zonde van het geld om hier extra geld aan te uit te geven. 

Kies voor boekhoudsoftware die voldoet aan jouw eisen

Wel is het altijd zo dat het boekhoudprogramma aan al jouw wensen dient te voldoen. Dat is belangrijker dan dat een boekhoudprogramma een paar euro duurder of goedkoper is.

De kosten van een boekhoudprogramma verschillen in de praktijk niet zo heel erg veel. Het goedkoopste boekhoudprogramma heb je al voor 10€ per maand. In de categorie van 10€ tot 20€ per maand heb je vervolgens ontzettend veel keuze.

Daarnaast is er nog een categorie van iets duurdere boekhoudpakketten, zoals Exact online. Het is de vraag of je dergelijke geavanceerde software nodig hebt als kleine ondernemer zijnde. Aan de andere kant krijg je wel ontzettend veel voor dit extra geld. 

Een andere reden om toch voor Exact online te kiezen is dat je deze software kan uitbreiden met allerlei andere modules. Dit kan interessant zijn indien de onderneming sterk gaat groeien.

De vraag hoeveel kost een boekhoudprogramma kan je beantwoorden met, eigenlijk niks. Het levert je meer op dan dat het je kost.