Elke ondernemer dient dit te doen. En hoe vaker hoe beter. Een factuur maken betekent dat je omzet hebt gerealiseerd. 

Wel is het zo dat jouw factuur aan een aantal voorwaarden dient te voldoen. Daarnaast is het voldoen aan deze voorwaarden niet voldoende. Je dient er natuurlijk voor te zorgen dat de factuur klantvriendelijk is en er netjes uitziet. 

Een factuur maken en de voorwaarden van de belastingdienst

De criteria van de belastingdienst voor het opstellen van een factuur zijn als volgt:

• De volledige naam en adresgegevens van jouw bedrijf
• Naam en adresgegevens van de klant
• Jouw btw en KVK nummer
• Een doorlopend factuurnummer en de datum van aanmaken van de factuur
• De producten of diensten die worden geleverd met de hoeveelheden, prijs en datum van levering. Voor diensten zijn dit bijvoorbeeld de gewerkte uren die je in rekening brengt.
• Het factuurbedrag exclusief btw, het btw tarief en het btw bedrag

Uitzonderingen op de factuur voorschriften

De bovengenoemde criteria zijn de standaardcriteria. Hierop zijn echter weer talloze uitzonderingen van toepassingen. Zo is het voor de detailhandel niet verplicht om een factuur uit te reiken. Wanneer je bijvoorbeeld iets koopt bij de Albert Heijn of HEMA, dan ga je natuurlijk niet alle namen en adressen van klanten invoeren. 

Daarnaast geldt er via de kleine ondernemingsregeling ook een vrijstelling voor het opmaken van een factuur.

Een factuur maken in de praktijk

Op het eerste gezicht lijken dit best wel wat voorwaarden waaraan je dient te voldoen. In de praktijk valt dit echter reuze mee. Indien je software gebruikt voor het aanmaken van een factuur dan zullen deze gegevens vaak standaard op de factuur worden afgedrukt.

Daarnaast zijn de criteria van de belastingdienst het minimale wat er op een factuur dient te staan. Er zijn echter ook zaken die hier absoluut aan toe zou moeten voegen. Denk bijvoorbeeld aan een referentie van de algemene voorwaarden. Maar ook het retourbeleid dien je te vermelden.

Het vermelden van het retourbeleid is erg belangrijk. Doe je dit niet, dan heeft een klant in principe recht op retournering voor een periode van twee jaar. 

Ook staat er niet expliciet vermeldt dat er een bedrag inclusief btw op de factuur dient te staan. Maar dit is natuurlijk iets wat je altijd zou moeten vermelden.

Daarnaast verloopt de integratie met de boekhouding soepeler. Dit zal bij het gebruik van boekhoudsoftware voor zowel boekhouden en facturen het geval zijn.

Dit zal zelfs automatisch zijn ingericht zodat je er zelf bijna niks voor hoeft te doen.

Bij het opstellen van de btw aangifte zal je hier bijvoorbeeld enorm van profiteren.

Factureren met een boekhoudprogramma

Je hebt de keuze om een boekhoudprogramma aan te schaffen, waarmee je ook facturen kunt aanmaken, of je kunt aparte software aanschaffen voor het maken van facturen.

Persoonlijk heb ik sterk de voorkeur voor een boekhoudprogramma met de mogelijkheid om ook facturen aan te maken. Des te meer je kunt integreren in één softwarepakket des te beter. 

Anders loop je al snel het risico van een wildgroei aan allerlei software toepassingen. Daarnaast is dit vaak ook een voordelige oplossing. Want elke software die je gebruikt dien je ook weer apart te betalen.

Facturen en offertes zou je ook ten alle tijden dienen te doen met eenzelfde softwarepakket. Dit bespaart niet alleen veel tijd, de kans op fouten wordt ook een stuk kleiner.

Eenvoudig facturen in de boekhouding verwerken

Automatisering de facturering zoveel als mogelijk

Facturen maken en versturen zou je eigenlijk weinig tijd dienen te kosten. Je dient dit zoveel mogelijk te automatiseren. Mede gezien het feit dat dit goed mogelijk is en ook nog eens eenvoudig is, is dit eigenlijk verspilde tijd indien je dit handmatig doet.

Het is wel van belang dat is professionele facturen verstuurt. In de praktijk is dit echter vrij eenvoudig. 

De facturen van bijvoorbeeld E-boekhouden.nl zien er netjes en professioneel uit. Maar ook andere softwarepakketten zoals Rompslomp, Myfinance en Yoursminc hebben allemaal nette en professionele facturen.

Creëer een eigen huisstijl voor jouw facturen

Je kan deze facturen opmaken in jouw eigen huisstijl en ook kan je een factuur sturen per e mail. Dit bespaart op die manier weer op de porto kosten. De eerste factuur aanmaken, zal iets meer tijd kosten omdat je dan extra aandacht dient te besteden an de opmaak. Heb je eenmaal de eerste factuur gemaakt, dan is het daarna heel eenvoudig en snel gedaan om nieuwe facturen aan te maken.

Maak het betalen van een factuur eenvoudig

Ga je een factuur maken, besteed dan ook aandacht aan de mogelijkheid om deze te betalen. Des te eenvoudiger je dit maakt, des te sneller zullen de facturen worden betaald. 

Maak het bijvoorbeeld mogelijk indien je per e mail facturen verstuurt dat je deze kan betalen via een betaalbutton met behulp van Ideal. Je zult echt merken dat facturen op deze manier veel sneller zullen worden betaald.

Startende ondernemers kunnen vaak gebruik maken van goede aanbiedingen voor boekhoudsoftware. E-boekhouden.nl is hier een goed voorbeeld van. Omdat deze software ook komt met een module om facturen aan te maken, kun je op die manier in startersperiode gratis facturen versturen.

Verstuur jouw facturen zo snel mogelijk

Een factuur maken is de eerste stap. Maar verstuur de factuur direct naar de klanten. In de praktijk blijkt dat er nog redelijk wat ondernemers zijn die dit niet altijd doen. 

Die laten facturen eerst liggen voordat zij deze versturen. En dat is zonde en zal de liquiditeit negatief beïnvloeden.