Debiteuren dienen op tijd te betalen. Dit is ontzettend belangrijk voor de kaspositie van elke onderneming. Jij dient tenslotte ook jouw leveranciers,personeel en andere kosten op tijd te betalen. Betalen jouw debiteuren niet, of te laat, dan kan de kaspositie direct problemen veroorzaken.

Het onderscheidt tussen crediteuren en debiteuren

Waar de debiteuren de klanten zijn die jouw geld verschuldigd zijn, zijn de crediteuren de leveranciers die jij dient te betalen.

Wanneer betalen jouw debiteuren?

Je kan zelf jouw betalingstermijnen vaststellen, waarbinnen jij wilt dat jouw klant betalen. Het liefst hou je de betalingstermijn zo kort mogelijk. Het is echter ook een stukje service naar jouw klanten toe, om ze toch even de tijd te geven om te betalen. 

Consumenten

Particuliere klanten (B2B): Het liefst contante betaling, of indien je online verkoopt via bijvoorbeeld Ideal vooruit laten betalen. Een betalingstermijn van langer dan 14 dagen zou ik echter nooit aanbieden. Om geld te incasseren van een debiteur die niet of te laat betaalt. is tijdsintensief en niet altijd succesvol. 

Zakelijke klanten

Hier wordt over het algemeen met langere betalingstermijnen gewerkt. De standaard is doorgaans 30 dagen. Je kunt dit echter altijd onderhandelen. Langer dan 30 dagen gaat echter een grote invloed op jouw liquiditeit hebben.

Het uitvoeren van kredietchecks

Bij grotere klanten is het verstandig om periodiek een kredietcheck uit te voeren. Er zijn verschillende bedrijven waarvoor je hier terecht kan. Je kan echter ook zelf een uittreksel bij de kamer van koophandel aanvragen om te bekijken hoe jouw klant er financieel voorstaat.

Denk hier niet te makkelijk over. Er is geen enkel bedrijf dat gegarandeerd kredietwaardig is en blijft. Er zijn voldoende voorbeelden van grote ondernemingen die failliet zijn gegaan. En dan kan jij naar jouw geld fluiten. En bovendien gaat het bij grote klanten direct om grote bedragen die jouw in de problemen kunnen brengen.

Het gebruik van betaaldiensten

Bedrijven zoals afterpay worden steeds populairder. Hiermee geef je de vordering uit handen en ben je er zeker van dat jij als ondernemer jouw geld krijgt. Vooral voor online aankopen geeft het de koper een stukje extra zekerheid.

Doordat afterpay het risico van jou overnemen, is dit niet gratis. Je betaalt een vast bedrag van 1,50€ plus een fee afhankelijk van het risico. Deze varieert tussen de 3,35% en 4,24%. Al met al geef je dus al snel 5% marge weg.

Je kan ook jouw vorderingen verkopen aan gespecialiseerde bedrijven. Jij krijgt dan direct jouw geld uitbetaalt, maar je geeft ook hier een stukje marge weg. 

Aanmanen van debiteuren

Dit is een proces of procedure die elke ondernemer in zou moeten voeren. Een factuur die op de vervaltermijn nog niet is betaald, dient direct te worden aangemaand. En na een week of 2 nog een keer. Daarna is het verstandig om telefonisch met de klant contact op te nemen.

Misschien is er een specifieke reden waarom de klant niet wil betalen. Is de klant niet tevreden of is er een ander probleem?. Kan je telefonisch niet tot een oplossing komen, dan is het tijd voor de derde en laatste aanmaning. Werkt dit ook nog niet dan is het tijd voor een incasso bureau.

Het klinkt simpel. Toch zijn er veel ondernemers die alleen naar de debiteuren kijken wanneer zij tijd over hebben. En dit is een groot risico. Daarnaast kan je met het gebruik van online boekhoudprogramma dit allemaal automatisch inrichten. Wel is het van belang dat je jouw boekhouding op orde hebt. De verkoopfacturen op tijd inboeken  en ook regelmatig de banktransacties bijwerken.

Debiteurenpositie bewaken

Je zou eigenlijk elke week even de debiteurenposten moeten doornemen. Hoeveel staat er nog open en welke klanten betalen te laat? Ook een meer analytische benadering is aan te bevelen. Een voorbeeld is in de gaten te houden na hoeveel dagen klanten betalen. Is er een specifiek klant die opeens later begint te betalen, dan is dit een rode vlag. Dan dien je de klant te benaderen om uit te zoeken wat er aan de hand is. .

Automatiseren

Het gebruik maken van een goedkoop boekhoudprogramma, en heb je niet eens het beste boekhoudprogramma nodig, waarmee je direct inzicht hebt in jouw debiteuren maakt het debiteurenproces eenvoudig. Dit is aan te bevelen voor een zzp administratie maar ook voor een eenmanszaak boekhouding.

De gevolgen van debiteuren die niet betalen

Deze kunnen ontzettend groot zijn. Het heeft in ieder geval direct invloed op jouw winst. Maar kan ook zo maar het voortbestaan van jouw onderneming in gevaar brengen. Besteed aandacht aan het debiteurenbeheer!