Een creditnota kun je voor verschillende redenen aanmaken. Zo kan het zijn dat je een fout hebt gemaakt en de prijs niet overeenkomt met het afgesproken bedrag. Ook kan het zo zijn dat hetgeen je geleverd hebt niet naar volle tevredenheid is. Ook in dat geval dient er een creditnota te worden gemaakt.

Het is altijd van belang om een koppeling te behouden tussen de originele factuur en de creditnota. Op die manier kan je later altijd terugvinden wat er is gebeurd. Hiervoor is het ook van belang om duidelijk te omschrijven wat de redenen is voor de creditering.

Een nieuwe factuur aanmaken

Een creditnota kan zowel voor een verlaging of kwijtschelding van het factuurbedrag worden uitgemaakt. Persoonlijk zijn wij, bij een verlaging, een voorstander van een gehele creditering van de originele factuur en vervolgens een nieuwe factuur voor het correct bedrag aan te maken.

Gebruik een aparte grootboekrekening

Het negatieve bedrag van de creditfactuur boek je ten laste van de omzet. Indien je overzicht wilt behouden in het totale bedrag wat je aan creditnota`s uitstuurt, kan je hiervoor een aparte grootboekrekening bijhouden in de boekhoudsoftware.

Een negatief bedrag zorgt er uiteraard ook voor dat het te betalen bedrag aan btw ook wordt verminderd.

Door het aanmaken van een aparte grootboekrekening behoudt je beter inzicht in de omzet. Een hoge creditnota kan het inzicht in de omzetontwikkeling vertroebelen. In dat geval kan het erop lijken dat er niet al te veel is verkocht, terwijl dit in de praktijk niet het geval is.

Een goederenbeweging of niet?

Een belangrijk aspect is de goederenbeweging. Indien er goederen retour komen, dan dien je deze weer in te boeken in de voorraad. Gaat het puur om een prijscorrectie, dan is dit niet het geval. 

Deze twee type creditnota`s dien je goed te onderscheiden, want anders zal op den duur de voorraad niet langer kloppen. 

Maak een rationele afweging

In sommige situaties kan het zo zijn, dat je het eigenlijk als ondernemer zijnde, niet eens bent met een creditering. Dit kan zijn omdat je van mening bent dat hetgeen je hebt geleverd wel gewoon aan de verwachtingen voldoet. 

In dit soort situaties dien je voor jezelf te bepalen wat het verstandigste is. Het kan zo zijn dat de klant de factuur weigert te betalen. 

Met een creditering van een klein bedrag kan je alsnog het bedrag van de factuur ontvangen, in plaats van het starten van een rechtsgang. Ook al voelt dit in sommige situaties niet redelijk, het kan dan toch een verstandige beslissing zijn. Op die manier zorg je ervoor dat de debiteuren niet onnodig hoog oplopen.

Voor het bedrag waarvoor een dispuut loopt, dien je een bedrag te op te nemen onder de voorziening dubieuze debiteuren.

Zijn er problemen met het facturatieproces?

Maak je veel creditnota`s aan voor foutieve facturen? dan is er iets mis het facturatie proces. Hier dien je dan actie op te ondernemen, want dit komt niet professioneel over. Daarnaast kan dit al snel tot boze klanten leiden, die je vervolgens kwijt zult raken.  Een goede factuur maken is erg belangrijk voor het imago van jouw onderneming.

Ook is het van belang een verzoek tot een creditnota snel af te handelen. Wacht je hier te lang mee, dan zal dit ook weer tot boze klanten leiden.