Ben je op zoek naar een boekhoudprogramma? Door de vele verschillende aanbieders die er op dit moment zijn, kan het lastig worden om een keuze te maken. Een boekhoudprogramma vergelijken, met andere beschikbare programma`s  is dan ook iets wat je altijd zou moeten doen. Maar wat is nu het boekhoudprogramma wat het beste bij jouw onderneming, vereniging of stichting past.

Op deze pagina willen we jou helpen om de criteria te bepalen om de juiste keuze te maken. Of je nu opzoek bent voor een boekhoudprogramma voor de boekhouding van een eenmanszaak, of een MKB onderneming.

Welke vergelijkingscriteria hanteren?

Wat zijn nu de criteria die je in onze opinie absoluut dient mee te nemen wanneer je boekhoudprogramma`s gaat vergelijken. Wij hebben in onze opinie de belangrijkste criteria op een rij gezet, om je zodoende te helpen met het maken van de juiste keuze.

1. De prijs van het boekhoudpakket

Bij alle zaken die je vergelijkt, dus ook bij het boekhoudprogramma vergelijken is de prijs altijd belangrijk. Het is echter wel zo dat de prijzen van de programma`s zoals e boekhouden, Myfinance en Rompslomp redelijk vergelijkbaar zijn. 

Dit is in mijn opinie dan bij het boekhoudprogramma vergelijken ook niet het allerbelangrijkste criterium. Aan de andere kant is het wel zo dat je niet teveel geld hoeft uit te geven aan een boekhoudprogramma. Voor de meeste ondernemers zijn er prima boekhoudprogramma`s te vinden voor maximaal een 20€ per maand. Een goedkoop boekhoudpakket voldoet voor veel ondernemers.

Bezit je een iets grotere onderneming, dan kan ik een programma zoals exact online aanbevelen. Dit is kwalitatief gezien zeer goede online boekhoudsoftware. Het is echter wel net iets duurder.

2. Ondernemingsspecifieke functionaliteiten

Voor een handelsonderneming zullen de vereisten anders zijn dan voor een sportschool. 

Factureer je jouw klanten op basis van uren of verkoop je producten? Dit zijn allemaal vragen die van belang zijn, omdat dit  uiteindelijk bepaalt wat je daadwerkelijk nodig hebt.

Heb je een voorraadadministratie, urenregistratie of een ledenadministratie nodig? Dit hangt helemaal af van jouw onderneming. 

Dit is voor mij dan ook het belangrijkste criterium. Het boekhoudprogramma van jouw keuze dient de functionaliteiten te bevatten die jij nodig hebt. Aan de andere kant is het ook zonde om geld uit te geven aan functionaliteiten die je niet nodig hebt. Boekhoudprogramma vergelijken is voor een groot gedeelte dan ook bepalen wat je nu daadwerkelijk nodig hebt.

3. Compatibiliteit met andere software

Gebruik je naast het boekhoudprogramma nog andere software, zorg er dan voor dat de verschillende softwareprogramma`s met elkaar kunnen worden verbonden. Op die manier kan je eenvoudig data uitwisselen tussen de verschillende programma`s door het opzetten van een koppeling.

Zo heeft e boekhouden.nl de mogelijkheid om data uit Woocommerce te importeren. Heb je een webshop op basis van Woocommerce, dan is dit een belangrijk pluspunt.

Maar ook als je een CRM systeem, software voor belastingaangifte of dergelijke gebruikt. Stel zeker dat je data tussen deze programma`s op eenvoudige manier kunt uitwissellen.

4. Aanwezigheid van standaard functionaliteiten

Zaken zoals het scannen van bonnetjes en facturen, het automatisch aanmanen van debiteuren en een bijbehorende app zijn tegenwoordig vrij standaard.

Toch is het aan te raden zeker te stellen dat standaard functionaliteiten die je standaard mag verwachten ook daadwerkelijk in het boekhoudprogramma van jouw keuze aanwezig zijn. Denk hierbij aan de volgende functionaliteiten:

• De mogelijkheid om facturen en bonnetjes te scannen.
• Een kant en klare rapportage om de btw-aangifte eenvoudig te versturen.
• Een mogelijkheid om bankafschriften te importeren of de mogelijkheid om gegevens van de zakelijke rekening direct in het boekhoudprogramma te laden.
• De aanwezigheid van een handige app om onderweg de boekhouding te kunnen inzien of bijwerken.
• Overzichtelijke en makkelijk oproepbare rapportages zoals bijvoorbeeld de balans en winst- en verliesrekening.
• Het eenvoudig kunnen aanmanen van klanten die een factuur nog niet hebben betaald.
• Het elektronisch kunnen versturen van facturen en offertes.

5. toegang verlenen aan meerdere personen

Afhankelijk van hoe je de boekhouding wilt bijwerken kan het van belang zijn om meerdere gebruikers te kunnen aanmaken.

In de praktijk bestaat de mogelijkheid bijna altijd wel om meerdere gebruikers aan te maken. Echter, dit is niet altijd gratis. Indien je dient te betalen voor elke extra gebruiker kan de totaalprijs van het boekhoudprogramma sterk oplopen.

Check daarom bij het boekhoudprogramma vergelijken van tevoren hoeveel gebruikers je toegang kan verschaffen voor de prijs van de licentie die je dient te betalen.

6. Limieten van transacties

Bekijk ook altijd wat je nu echt krijgt voor de maandelijkse licentiekosten. Is dit voor alle functionaliteiten en onbeperkt gebruik hiervan? 

Sommige programma`s hanteren voor de instapprijzen limieten betreffende het aantal transacties dat je maandelijks kan verwerken. 

Heb je meer transacties dan kunnen de kosten ook weer sterk oplopen. In dat geval kom je enigszins bedrogen uit. Je denkt dat je voor een relatief laag bedrag per maand een boekhoudprogramma tot je beschikking hebt. 

Echter, doordat je meer transacties hebt dan bij jouw licentie zij inbegrepen vallen de kosten hoger uit dan verwacht. Voor startende ondernemers zal dit waarschijnlijk niet direct een probleem zijn, maar gaat jouw onderneming groeien dan kunnen de kosten voor het gebruik van de boekhoudsoftware hierdoor snel oplopen.

Hetzelfde geldt voor functionaliteiten. Stel zeker dat je de beschikking hebt over alle benodigde functionaliteiten die je tot beschikking wilt hebben. Bijvoorbeeld dat je niet extra dient te betalen voor de mogelijkheid van het scannen, importeren en verwerken van facturen.

7. Databeveiliging

Bij de top programma`s op het gebied van online boekhouden is dit altijd wel goed geregeld. Toch ben ik persoonlijk van mening dat veel ondernemers dit thema niet de aandacht geven die dit zou moeten hebben.

Voordat je definitief overgaat tot de aanschaf van een online boekhoudprogramma kan het zeker geen kwaad om toch even te verifiëren dat het programma van jouw keuze up to date is met de hedendaags beveiligingscriteria.

Maken zij gebruik van goede beveiligde SSL verbindingen, worden er regelmatig back-ups gemaakt en dat soort zaken. Het vervelende is dat indien je er achter komt dat niet goed is geregeld dat het dan vaak al te laat is. En dan ben je data kwijt wat uitermate vervelend en verstrekkende gevolgen kan hebben. Onderschat dit dus niet.

8. Gebruiksgemak en gebruiksvriendelijkheid

Jij bent uiteindelijk degene die met het online boekhoudpakket dient te werken. Daarnaast is het zo dat gebruiksvriendelijkheid geen objectief begrip is. 

Gebruiksvriendelijkheid hangt er grotendeels vanaf wat je gewend bent. Ben je gewend om met SAP te werken, dan zal je dit na verloop van tijd als gebruiksvriendelijk ervaren. Voor een nieuwe gebruiker zal dit echter niet het geval zijn.

Daarom is het onze opinie altijd van belang om eerst gebruik te maken van een gratis proefperiode. Dit zou de voorafgaande stap dienen te zijn voor een boekhoudprogramma kopen.

Welk boekhoudprogramma kan je nu het beste kiezen?

De uitkomst van boekhoudprogramma vergelijken hangt grotendeels af van jouw persoonlijke voorkeur. 

Ik kan je garanderen dat er meerdere boekhoudpakketten zijn die voldoen aan de criteria die jij hebt opgesteld. Wat nu daadwerkelijk het beste boekhoudprogramma is, hangt echter grotendeels af van het type onderneming wat je bezit en wat jouw persoonlijke voorkeuren zijn. 

Dan kan je jouw keuze baseren op de prijs. Maar ik zou zeer zeker ook kijken naar het pakket waarbij jij jezelf het beste voelt.

Alle online boekhoudprogramma`s bieden wel een gratis proefperiode aan. En deze proefperiodes zijn geheel vrijblijvend. Je kunt gewoon een account aanmaken en dan kan je het programma uitproberen. 

Dit is het grote voordeel van online boekhoudsoftware. Je kan gewoon online uitproberen en je hoeft niet eerst software te installeren en in te richten alvorens je het kan testen.

Persoonlijk zou ik dit aanraden voordat je jouw uiteindelijke keuze maakt. Want het overstappen naar een ander boekhoudprogramma kan best veel werk opleveren. En dat is iets wat ik persoonlijk zou willen voorkomen. Bij het boekhoudprogramma vergelijken dien je dan ook de nodige tijd te investeren.

Een boekhoudprogramma kopen is een belangrijke beslissing

Vergeet niet dat wanneer je administratie software hebt aangeschaft, het overstappen naar een ander programma niet altijd even eenvoudig is.

Je dient dan namelijk data te gaan overzetten, hetgeen behoorlijk wat voeten in de aarde kan hebben. Zeker als je niet echt een boekhoud expert bent.

Om dit te voorkomen is boekhoudprogramma vergelijken essentieel om zodoende zeker te stellen dat je de juiste keuze maakt. Blijkt na verloop van tijd dat je toch niet de juiste keuze hebt gemaakt, dan kan je dat veel tijd en frustratie opleveren.

Alle boekhoudsoftware testen voordat je een keuze maakt is uiteraard onbegonnen werk. Maar voor jezelf bijvoorbeeld een top 3 samenstellen op basis van de bovengenoemde criteria en voor deze programma`s een gratis proefperiode aanvragen, is zeker iets om te overwegen.

Het kost je misschien in het begin wat extra tijd, maar dit is zeer goed bestede tijd. Een boekhoudprogramma kun je alleen beoordelen op bijvoorbeeld gebruiksvriendelijkheid indien je het zelf uitprobeert en goed test.

Het belang van een goede boekhouding

Boekhouden doe je in eerste instantie voor jezelf. Het is dan wel zo dat je bepaalde verplichtingen vanuit de wet krijgt opgelegd, of een bank vraagt om inzicht in de boekhouding voor een financiering, maar je doet het toch in eerste instantie voor jezelf.

Zonder een goede boekhouding, die volledig is en geen fouten bevat, wordt de overlevingskans voor jouw onderneming aanzienlijk kleiner. Je zal er dan te laat achter komen dat je niet voldoende winst realiseert of dat de liquiditeit niet op orde is.

En kom je er te laat achter, dan is het veel lastiger om hier actie op te ondernemen. Des te eerder je dit soort inzichten verkrijgt des te eenvoudiger het wordt om hierop in te spelen. 

Denk hierbij bijvoorbeeld aan het tijdig aanvragen van een zakelijke financiering om een liquiditeitstekort te voorkomen. Daarom is een goede boekhouding onmisbaar voor elke ondernemer. Voor groot en klein.

Toch liever de boekhouding uitbesteden

Merk je dat het boekhouden jou totaal niet ligt, of begin je er gewoonweg niet op tijd aan, besteed het dan gewoon uit aan een boekhouder.

Dit kost dan wel het nodige geld, maar het niet hebben van inzichten die een boekhouding jou verschaft zal veel grotere gevolgen hebben. Een correcte boekhouding is fundamenteel voor het overleven van elke onderneming. Het niet op orde hebben van de boekhouding is en blijft een van de hoofdoorzaken van een faillissement.