Een boekhouding opzetten is waarschijnlijk direct het lastigste van het hele boekhoudproces. Maar direct ook het belangrijkste. Het is uitermate belangrijk om hier goed over na te denken en het direct goed te doen. Iedere ondernemer moet een boekhouding opzetten, zorg er dan ook voor dat je het goed doet.

Waarom is een boekhouding opzetten zo belangrijk?

Een boekhouding voer je niet alleen omdat het moet en omdat je verplicht bent om belastingaangiftes te doen. Een boekhouding doe je voornamelijk om op deze manier de cijfers van jouw onderneming inzichtelijk te krijgen.

En je krijgt alleen inzichtelijke informatie wanneer je jouw boekhouding goed hebt opgezet. Bijvoorbeeld een goed overzicht van alle inkomsten en uitgaven.

Daarnaast geeft een goede boekhouding ook een duidelijk overzicht van bijvoorbeeld de openstaande facturen, de uitgaande facturen, de liquide middelen en ga zo maar door.

Bepaal het detailniveau

Welke details wil je terug kunnen zien in jouw cijfers?

Te weinig details geeft te weinig informatie, te veel detail maakt het boekhouden tijdrovender. Je moet hier dus goed over nadenken, wat voor jouw bedrijf de essentiële informatie is, die je terug wilt kunnen zien in jouw boekhouding en rapportages.

Grootboekrekeningen

Grootboekrekeningen zijn de rekening waarop je verschillende kosten, inkomsten, schulden of bezittingen registreert. De grootboekrekeningen zijn uitermate belangrijk voor verschillende rapportages.

Door aandacht te schenken aan het kiezen van de juiste grootboekrekeningen kan je later gemakkelijker en waardevollere rapportages opzetten.

Boek je bijvoorbeeld alle personeelsgerelateerde kosten op de grootboekrekening personeelskosten, dan zal je later lastig een rapportage kunnen opzetten om deze verder uit te splitsen.

Gebruik je bijvoorbeeld verschillende grootboekrekening zoals salarissen, sociale lasten, reservering vakantiegeld, bonussen etc. dan kan je hier later eenvoudig een gedetailleerde rapportage over opzetten.

Bovendien is het op deze manier eenvoudiger om te beoordelen of de bedragen op de grootboekrekening juist zijn. Ook kan je deze dan eenvoudig jouw administratie aansluiten op de aangifte loonbelasting.

Drijf je het echter te ver door, dan wordt het tijdrovender om de administratie bij te houden. Dit omdat het dan lastiger wordt om de juiste grootboekrekening te vinden. Daarnaast neemt ook de kans op fouten toe en neemt de nauwkeurigheid af. Doordat de keuze te groot wordt, zal er sneller op een verkeerde rekening worden geboekt.

Beginbalans

Dit is ook uitermate belangrijk. Het is als het ware het beginpunt van de boekhouding. Wanneer je net een onderneming bent gestart, dan zal dit geen probleem zijn. Je zal dan ook weinig gegevens hoeven in te voeren.

Ga je echter een boekhouding overzetten, omdat je naar een ander boekhoudprogramma overstapt, dan kan het wel lastig worden. Met name als je bijvoorbeeld vaste activa gaat voortzetten en daarbij de originele aanschafwaarde en de afschrijvingen via het vaste activa register wil opnemen. Dit levert nog wel eens verschillen op.

Ga je een boekhouding overzetten, zorg er dan voor dat de beginbalans exact aansluit op de vorige eindbalans. Dit moet echt tot op de cent nauwkeurig zijn.

Een goede administratie is niet alleen een administratie die juist is en waarmee je de belastingaangifte kan bezorgen. Het is ook een administratie waar je zinvolle rapportages en analyses uit kan halen. Alle inkomsten en uitgaven duidelijk geclassificeerd zodat het een goed en gestructureerd overzicht geeft.

Wanneer je weinig ervaring hebt met boekhouden, dan is het raadzaam een boekhouder of accountant in te schakelen. Want gaat het gelijk mis bij de boekhouding opzetten, dan zal jouw boekhouding nooit goed op orde komen.

Natuurlijk kun je het zelf doen, maar dat raad ik je toch echt af. Een administratie opzetten is specialistenwerk en bovendien kan de boekhouder of accountant in dat geval ook uitleg en boekhoud advies geven.

Online boekhoudprogramma

Bij online boekhoudsoftware bespaar je jezelf in ieder geval de stap van het installeren van de software. Bij online boekhouden hoef je alleen een account aan te maken en je kan direct aan de slag. Voor een online boekhoudpakket heb je een licentie nodig die je per maand dient te betalen. Een goed programma heb je voor nog geen 10 euro per maand.

Veel ondernemers of misschien wel de meeste ondernemers werken de boekhouding slecht een paar keer per jaar bij. En dan met name wanneer het tijd is voor de aangifte inkomstenbelasting.

En dat is in mijn ogen echt niet afdoende. Ga je een boekhouding opzetten, breng jezelf dan ook de discipline bij om deze regelmatig bij te werken. Het liefst elke week. Jouw administratie is gewoonweg erg belangrijk. Het geeft aan hoe jouw onderneming ervoor staat.