Het boekhouden in Excel verliest snel aan populariteit. Dit wordt ingegeven door het enorme aanbod aan boekhoudprogramma`s. Door de sterke toename van het aantal boekhoudprogramma`s en daarmee de samenhangende concurrentie, wordt de aanschaf van boekhoudsoftware steeds goedkoper. Tegenwoordig kan je namelijk al online boekhouden voor een tientje per maand.

Waarom zou je gaan boekhouden in Excel?

Persoonlijk zijn wij geen voorstander van het boekhouden in Excel. Toch zijn er situaties te bedenken dat je hiervoor kunt kiezen als ondernemer zijnde. 

Indien je slechts een paar facturen per maand hebt te verwerken dan zou je kunnen gaan boekhouden in excel. Heb je echter meer dan een paar facturen of andere transacties, dan is ons advies om toch over te stappen op een online boekhoudprogramma.

In dat geval hoef je niet direct te kiezen voor een duur pakket. De goedkopere boekhoudpakketten voldoen namelijk prima voor de kleine ondernemers. Zeker een zzp'er heeft meer dan voldoende aan boekhoudsoftware in de prijscategorie van 10 tot 15 euro per maand. 

Ben je een startende ondernemer?

Indien jouw onderneming zich nog in de aanvangsfase bevindt, kan je bovendien profiteren van aantrekkelijke starters aanbiedingen. 

Het programma e-boekhouden.nl biedt bijvoorbeeld starters de gelegenheid om 15 maanden geheel gratis gebruik te maken van hun software.

Zijn er voordelen verbonden aan het gebruik van excel voor de boekhouding?

Er zijn een aantal voordelen. Dit zijn de volgende:

• Excel biedt veel flexibiliteit. Je kan de boekhouding precies zo inrichten zoals jij dat wilt. Bovendien heb je de gelegenheid om overzichten en bijvoorbeeld grafieken te maken voor zaken zoals jij dat wilt.
• Ben je al bekend met Excel? Dan hoef je geen tijd te investeren in het leren kennen en omgaan met een boekhoudprogramma.
• Indien je al een MS office licentie in jouw bezit hebt, dan is het boekhouden in excel geheel gratis. Wanneer je wel een licentie nodig hebt om te kunnen boekhouden in Excel, dan heb je dit voordeel niet. Een licentie voor MS Office is namelijk niet goedkoop. Eventueel zou je Google sheets als alternatief kunnen overwegen. Dit is de gratis tegenhanger van Microsoft Excel en voldoet ook prima om een boekhouding in op te zetten.
• Online zijn er een aantal Excel sjablonen te vinden die je kan gebruiken om mee te boekhouden. Wel is het zo dat je deze in de meeste gevallen wel dient aan te passen aan jouw situatie. Dit omdat alle ondernemingen net weer even iets anders zijn. Kijk ook uit wanneer je een gratis bestand download. Deze kunnen virussen bevatten. En dat is uiteraard iets wat je absoluut niet wilt.

De nadelen van boekhouden in een spreadsheet

Behalve de bovengenoemde voordelen zijn er echter ook veel nadelen verbonden aan het gebruik van een spreadsheet voor de boekhouding. 

In onze opinie wegen deze nadelen bovendien veel zwaarder dan de voordelen. Een aantal van deze nadelen zijn als volgt:

• Je hebt niet de mogelijkheid om gegevens via een MT940 bestand vanuit het online bankieren in te lezen en automatisch te verwerken. Hierdoor zal je zelf alle betalingen handmatig dienen te verwerken. En dit kan een tijdrovend proces zijn. Hetzelfde geldt voor zowel de inkoop- als wel de verkoopfacturen. 
• Deze zal je allemaal handmatig dienen te verweken. Je bent gewoonweg veel meer tijd kwijt met het boekhouden in Excel. En dit is vaak kostbare tijd die je beter aan het ondernemen kan besteden.
• De kans op fouten neemt enorm toe door het gebruik van Excel of Google sheets. Daarnaast dien je ook te zorgen voor een zeer regelmatige back-up van het Excel bestand. Bij een online boekhoudprogramma zijn er standaard controles die helpen bij het voeren van een boekhouding. Zo is het bijvoorbeeld niet mogelijk een journaalpost te verwerken die niet in evenwicht is.  Ook over back-ups hoef je jezelf geen zorgen te maken. Deze worden automatisch voor jou gemaakt.
• Een boekhouding dient te voldoen aan bepaalde wettelijke eisen. Door het gebruik van online boekhoudsoftware, die continu wordt aangepast aan de geldende wetgeving, weet je zeker dat jouw boekhouding aan deze vereisten voldoen. 
• Tegenwoordig hebben alle online boekhoudprogramma`s de mogelijkheid om de btw-aangifte direct naar de belastingdienst te versturen, of er is een goede rapportage aanwezig.  
• Hiermee wordt de btw-aangifte een fluitje van een cent. Bovendien bevat de software een aantal controles die de kans op fouten in de btw-aangifte drastisch vermindert.
• Een boekhoudprogramma biedt automatisch een aantal belangrijke en handige overzichten om de inkomsten en uitgaven in te zien. Voorbeelden hiervan zijn de winst- en verliesrekening en de balans.
• Een factuur maken is met een boekhoudprogramma een fluitje van een cent. Bovendien kan je een factuur door het gebruik van goede boekhoudsoftware er professioneel laten uitzien.

Maak een goede afweging alvorens te beslissen

Voordat je daadwerkelijk begint met het opzetten van een boekhouding en je wilt Excel overwegen als een optie, maak dan een goede afwegingen van de voor- en nadelen.  

Je kan natuurlijk altijd later overstappen van Excel naar een online boekhoudprogramma, maar dat gaat je wel de nodige tijd kosten. Je dient alle gegevens dan opnieuw in de software over te nemen. 

Hoeveel kost een boekhoudprogramma?

Voor een bedrag van tussen de 10€ en 25€ per maand heb je de beschikking over goede boekhoudsoftware. Rompslomp, een van de populairdere programma`s kost 15€ per maand. En dit is echt een uitstekend boekhoudprogramma.

In onze opinie zou elke ondernemer dit bedrag moeten kunnen opbrengen, om op die manier zeker te zijn van een goede boekhouding.

De zogenaamde opportunity costs van het gebruik van Excel zullen vele malen hoger zijn. Zelfs als je maar een uurtje per maand bespaart, dan kan je dit uur niet gebruiken voor het ondernemen zelf. En dit zijn de opportunity costs verbonden aan het gebruik van een spreadsheet.

Onze conclusie over het gebruik van een spreadsheet voor de boekhouding

Excel is in onze ogen alleen een geschikte optie indien je echt maar een paar transacties per maand dient te verwerken. Alleen dan levert een gratis Excel boekhouding een klein voordeel op.

Er zijn echter zoveel goede boekhoudpakketten beschikbaar, voor een klein bedrag per maand, dat onze persoonlijke voor toch uitgaat naar het gebruik van een dergelijk programma. 

De kleine investering die je dient te maken verdien je dubbel en dwars weer terug.  De tijdsbesparing met het bijvoorbeeld automatisch inlezen en verwerken van betalingen kan je veel beter aan het ondernemen zelf besteden. En dan heb je die 10 of 20 euro snel weer terugverdiend.

Het boekhoudprogramma Myfinance heb je bijvoorbeeld al voor 10€ per maand.