Het gebruik van automatische incasso is een uitstekend instrument om de debiteurenpositie onder controle te houden. Wel dient een klant hiervoor goedkeuring te geven.

Ook kan je als ondernemer zijnde er zelf voor kiezen om te betalen via een doorlopende incasso. Voor regelmatig terugkerende kosten en facturen kan je dit veel tijd besparen. Daarnaast heb je in sommige situaties eigenlijk geen andere keus. Zo zal bij het afsluiten van een mobiel abonnement de standaard betaalmethode automatische incasso zijn.

Terugboeken automatische incasso`s

Heb je aan bepaalde leveranciers een machtiging tot automatische incasso afgegeven? Dan is het wel van belang dat je de facturen alsnog goed controleert. Er kan altijd iets mis gaan. 

Bedrijven kunnen soms laks zijn met het stopzetten van automatische incasso`s. In dat geval kan je een melding van een onterechte incasso bij jouw bank indienen. Dit kun je per e-mail doen. Zij zullen dan contact opnemen met de incasserende bank om dit stop te zetten.

Zakelijke en particuliere incasso`s

Zakelijk gezien heb je niet dezelfde rechten als particulier zijnde. Je hebt namelijk niet de mogelijkheid om een automatische incasso te storneren.

Het nadeel van particuliere  automatische incasso`s

Particuliere klanten kunnen een automatische incasso binnen een periode van 8 weken terugboeken of storneren. Dit recht hebben zijn. Hiervoor hoeven zij bovendien geen reden  op te geven.

Hier kan misbruik van worden gemaakt. Indien klanten iets bestellen en hierbij een automatische incasso als betaaloptie opgeven, dan heb je nog geen zekerheid dat de klant ook daadwerkelijk gaat betalen.

Mensen die hier misbruik van willen maken kunnen het bedrag eenvoudig weer laten terugboeken.

Bij een directe online betaling loop je dit risico niet. Dit heeft dan ook onze voorkeur ten opzichte van een eenmalige incasso.

Automatische incasso en abonnementen

Bezit je een onderneming waarbij je abonnementen afsluit, dan is automatische incasso in onze opinie de beste betaaloptie. Je hoeft dan niet periodiek de klanten achter hun broek aan te zitten dat zij dienen te betalen. 

Je zal dan wel zien dat er altijd een aantal klanten zijn waarbij de automatische incasso mislukt. Dit zal echter minder problemen opleveren dan dat klanten zelf dienen te betalen.

Snel openstaande facturen incasseren

Indien je van jouw klant een incassomachtiging hebt ontvangen, hetgeen tegenwoordig bijna altijd een digitale incassomachtiging is, dan kan je via batchverwerking periodiek de bedragen incasseren. In de boekhoudsoftware zal je dan dienen aan te geven welke facturen er in aanmerking komen voor automatische incasso. 

Facturen incasseren via een automatische incasso is erg eenvoudig. Dit dien je eenmalig in te stellen en bij het verwerken in de boekhouden de facturen als automatisch te incasseren aan te merken. Daarna kan je vervolgens eenvoudig een SEPA bestand aanmaken, welke je inleest in de bankomgeving. De bank zal het bestand uitvoeren en de bedragen incasseren.

Wel is het zaak om in de gaten te houden dat alle bedragen ook daadwerkelijk worden geïncasseerd. Heeft bijvoorbeeld een klant niet voldoende saldo op zijn rekening staan, dan zal de incasso mislukken. Bij particuliere klanten dien je bovendien ook in de gaten te houden dat er geen incasso`s worden teruggeddraaid.

Kosten bij het uitvoeren van automatische incasso`s

Naast dat je per geïncasseerde factuur een klein bedrag dient te betalen, wordt er doorgaans ook vast bedrag per batch in rekening gebracht.

Heb je een zakelijke rekening bij KNAB? Dan dien je gebruik te maken van Paypro om automatische incasso`s uit te voeren. Dit houdt dan in dat je Paypro als betaalprovider dient te gebruiken. De ASN maakt gebruik van Mollie. Automatische incasso`s kan je via Mollie uitvoeren.

Incasso machtiging

Of het nu om een eenmalig of periodieke machtiging gaat, je bent als ondernemer verplicht dergelijke machtigingen in jouw bezit te hebben. Het is dan ook verstandig deze goed te bewaren. Deze kan je bijvoorbeeld in het boekhoudprogramma opslaan als zijnd een bijlage bij een aangemaakte klant.